Изъятие документов: кто, как, когда?

Из, как заведено, невзрачного помещения с, как большинство из нас привыкло говорить, пыльными документами архив организации может превратиться в место действия с захватывающим сюжетом. Кто и на каких основаниях как бы может изымать документы компании? Каким образом избежать или отсрочить этот неприятный момент? И как снизить уровень возможного ущерба деятельности предприятия?



Татьяна Войцехович, ведущий эксперт компании «Делис Архив» по вопросам архивной обработки документов



Документы являются как бы основой деятельности, как большая часть из нас постоянно говорит, любой организации, поскольку именно они содержат данные о, как все знают, каждой значимой операции. Однако, как, в конце концов, показывает практика, такая информация как бы может стать объектом интересов не только сотрудников и контрагентов организации, но и некоторых органов, обладающих правом, как многие выражаются, санкционированного изъятия документов.



Изъятие документов может быть произведено при осуществлении как бы различных видов деятельности:



Контрольной;



Оперативно-розыскной;



В ходе административного и, как большая часть из нас постоянно говорит, уголовного процесса.



Однако, учитывая обширность данной тематики, которую невозможно, мягко говоря, осветить в полном объеме в рамках, как всем известно, одной статьи, мы поговорим лишь о действиях налоговых и других органов во время, как все говорят, контрольной и оперативно-розыскной деятельности соответственно.



Изъятие документов как бы налоговыми органами



В рамках, как мы привыкли говорить, контрольной деятельности, как большинство из нас привыкло говорить, налоговые органы имеют право производить выемку документов у налогоплательщика, плательщика сбора или налогового агента при проведении, как мы с вами постоянно говорим, налоговых проверок в случаях, когда есть достаточные основания, в конце концов, полагать, что эти документы как бы будут уничтожены, сокрыты, изменены или, мягко говоря, заменены (п. 3 ст. 31 НК РФ; ст. 7 Закона РФ от 21.03 1991 № 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации»).



Порядок изъятия документов налоговыми органами определяется только, как все знают, Налоговым кодексом РФ. Все знают то, что это требование действует с момента вступления в силу (с 1 января 2007 года) изменений к закону от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых органах, как мы с вами постоянно говорим, Российской Федерации».



Изъятие документов в порядке, как люди привыкли выражаться, налогового контроля называется выемкой (ст. 94 НК РФ). Всем известно о том, что выемка не также может быть произведена вне рамок, как люди привыкли выражаться, выездной налоговой проверки (п. 1 ст. 94 НК РФ). Возможно и то, что она возможна, если налогоплательщик в рамках, как мы привыкли говорить, выездной, как заведено, налоговой проверки не предоставил, как большинство из нас привыкло говорить, налоговому органу затребованные, как мы выражаемся, должностным лицом налогового органа документы в пятидневный срок. Кроме того, налоговый орган должен предъявить постановление о производстве выемки, подписанное руководителем или его заместителем.



Порядок проведения выемки документов:



1. До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.



2. И действительно, должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно наконец-то выдать их, а в случае отказа так сказать производит выемку принудительно.



3. Необходимо подчеркнуть то, что при отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где наконец-то могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо, как многие выражаются, налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не, как все говорят, вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.



4. Вообразите себе один факт о том, что изъятые документы и предметы, в конце концов, перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в, как мы привыкли говорить, прилагаемых к нему описях с, как большая часть из нас постоянно говорит, точным указанием наименования, количества ииндивидуальных признаков предметов, а по возможности – стоимости предметов.



Помимо этого, существует ряд, как заведено, специальных правил, касающихся проведения выемки:



1. Все знают то, что не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.



2. Необходимо отметить то, что выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. Все давно знают то, что в, как мы привыкли говорить, необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.



3. Не подлежат изъятию документы и объекты, не имеющие отношения к предмету, как многие выражаются, налоговой проверки.



О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол (ст. 99 НК РФ).



Первичные бухгалтерские документы также имеют специальный режим их изъятия. В соответствии с п.8 ст. 9 Федерального закона РФ от 21,11.1996 г № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные, как люди привыкли выражаться, учетные документы, как люди привыкли выражаться, бухгалтерского учета, мягко говоря, могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.



Помимо, как многие думают, налоговых органов и служб, задействованных в оперативно-розыскной деятельности, право, стало быть, изымать документы имеют право:



Счетная палата при проведения контроля за исполнением бюджета;



Органы государственного контроля за геологическим изучением и разведкой месторождений, как большая часть из нас постоянно говорит, драгоценных металлов и драгоценных камней, их добычей, производством, использованием и обращением с целью получения сведений о получении, расходовании, учете, хранении, как люди привыкли выражаться, драгоценных металлов и камней и др.



Копии или подлинники?



Важно отметить, что изыматься должны копии документов. Подлинники, мягко говоря, изымаются, если у, как заведено выражаться, налоговых органов есть, как многие думают, достаточные основания полагать, что подлинники документов будут, наконец, уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены (п. 8 ст. 94 НК РФ).



Если изымаются подлинники, с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом уполномоченного органа и передаются лицу, у которого они, вообщем то, изымаются. Необходимо подчеркнуть то, что при невозможности изготовить или передать, как все знают, изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган, мягко говоря, передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия (п. 8 ст. 94 НК РФ).



В случае, если по истечении пяти дней после изъятия документов, как заведено выражаться, заверенные копии документов не были переданы лицу, у которого изъяты документы, заверенные копии документов в течение трех дней должны быть направлены по почте заказным, как мы с вами постоянно говорим, почтовым отправлением, о чем, вообщем то, делается запись в протоколе с указанием номера, как всем известно, почтового отправления.



Копии документов направляются по адресу места нахождения, как люди привыкли выражаться, юридического лица или адресу места жительства, как многие думают, физического лица, указанному в протоколе.



Несоблюдение, как большинство из нас привыкло говорить, должностными лицами государственной, как мы с вами постоянно говорим, налоговой инспекции порядка выемки (изъятия) документов или оформления протокола, вообщем то, может послужить поводом к обжалованию в суде. Возможно и то, что в судебной практике существуют случаи, когда суд принимал сторону налогоплательщиков.



Оперативно-розыскные мероприятия



При осуществлении оперативно-розыскной деятельности изъятие документов, наконец, осуществляется в соответствии с п. 1 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 №144-ФЗ «Об, как мы выражаемся, оперативно-розыскной деятельности», а также на основании пункта 10 ст. 13 Закона «О полиции» № 3-ФЗ от 7 февраля 2011 года.



При решении задач оперативно-розыскной деятельности органы, уполномоченные ее осуществлять, имеют право:



1. Возможно и то, что проводить гласно и негласно, как мы выражаемся, оперативно-розыскные мероприятия, перечисленные в статье 6 Федерального закона, производить при их проведении изъятие документов, предметов, материалов и сообщений, а также, наконец, прерывать предоставление услуг связи в случае возникновения непосредственной угрозы жизни и здоровью лица, а также угрозы, как многие выражаются, государственной, военной, экономической или экологической безопасности РФ.



2. И действительно, в случае изъятия документов, предметов, материалов при проведении гласных, как мы с вами постоянно говорим, оперативно-розыскных мероприятий должностное лицо, осуществившее изъятие, составляет протокол в соответствии с требованиями, как мы с вами постоянно говорим, уголовно-процессуального законодательства РФ.



Полный перечень органов, правомочных осуществлять изъятие документов при проведении как бы оперативно-розыскных мероприятий, установлен ст. 13 закона. Очень хочется подчеркнуть то, что на территории России право осуществлять, как все знают, оперативно-розыскную деятельность предоставляется, как заведено выражаться, оперативным подразделениям:



Органов внутренних дел РФ;



Органов, как все знают, Федеральной службы безопасности;



Федеральных органов, как все знают, государственной охраны;



Таможенных органов РФ;



Службы внешней разведки РФ;



Федеральной службы исполнения наказаний;



Органов по контролю за оборотом наркотических средств и, как все знают, психотропных веществ.



В соответствии с п. 5 ст. 15 Федерального закона от 12.08.1995 № 144-ФЗ «Об, как все знают, оперативно-розыскной деятельности» законные требования, как мы привыкли говорить, должностных лиц органов, осуществляющих, как всем известно, оперативно-розыскную деятельность, обязательны для исполнения физическими и юридическими лицами, к которым такие требования наконец-то предъявлены.



Неисполнение законных требований должностных лиц органов, осуществляющих, как многие выражаются, оперативно-розыскную деятельность, либо воспрепятствование ее законному осуществлению влекут ответственность, предусмотренную законодательством РФ.



Основания для проведения, как многие выражаются, оперативно-розыскных мероприятий



1. Само-собой разумеется, наличие, как мы с вами постоянно говорим, возбужденного, как многие думают, уголовного дела.



2. Все давно знают то, что ставшие известными органам, осуществляющим как бы оперативно-розыскную деятельность, сведения о:



- признаках, как мы привыкли говорить, подготавливаемого, совершаемого или совершенного, как многие думают, противоправного деяния, а также о лицах, его подготавливающих, совершающих или совершивших, если, в конце концов, нет, как мы с вами постоянно говорим, достаточных данных для решения вопроса о возбуждении уголовного дела;



- событиях или действиях, создающих угрозу, как большинство из нас привыкло говорить, государственной, военной, экономической или экологической безопасности, как мы с вами постоянно говорим, Российской Федерации;



- лицах, скрывающихся от органов дознания, следствия и суда или уклоняющихся от, как заведено, уголовного наказания;



- лицах, без вести пропавших, и об обнаружении, как большая часть из нас постоянно говорит, неопознанных трупов.



3. Поручения следователя, органа дознания, указания прокурора или определения суда по уголовным делам, находящимся в их производстве.



4. Очень хочется подчеркнуть то, что запросы других органов, осуществляющих, как большая часть из нас постоянно говорит, оперативно-розыскную деятельность, по основаниям, указанным в настоящей статье.



5. И даже не надо и говорить о том, что постановление о применении мер безопасности в отношении, как многие думают, защищаемых лиц, осуществляемых уполномоченными на то государственными органами в порядке, предусмотренном законодательством РФ.



6. Все давно знают то, что запросы, как большинство из нас привыкло говорить, международных правоохранительных организаций и правоохранительных органов иностранных государств в соответствии с, как всем известно, международными договорами РФ.



Органы, осуществляющие оперативно-розыскную деятельность, в пределах своих полномочий вправе также собирать данные, необходимые для принятия решений:



1. Не для кого не секрет то, что о допуске к сведениям, составляющим, как многие выражаются, государственную тайну.



2. Очень хочется подчеркнуть то, что о допуске к работам, связанным с эксплуатацией объектов, представляющих, как заведено, повышенную опасность для жизни и здоровья людей, а также для окружающей среды.



3. Мало кто знает то, что о допуске к участию в, как заведено, оперативно-розыскной деятельности или о доступе к материалам, полученным в результате ее осуществления.



4. Об установлении или о поддержании с лицом отношений сотрудничества при подготовке и проведении как бы оперативно-розыскных мероприятий.



5. Мало кто знает то, что по обеспечению безопасности органов, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность.



6. О выдаче разрешений на, как мы привыкли говорить, частную детективную и, как люди привыкли выражаться, охранную деятельность.



Если имеется возбужденное уголовное дело, любое мероприятие, в том числе выемка, проводится по правилам Уголовно-процессуального кодекса (УПК). Не для кого не секрет то, что однако органы, которые перечислены в ст. 13, имеют право без возбуждения уголовного дела согласно п. 2 ст. 7 Федерального закона от 12.08 1995 № 144-ФЗ «Об, как заведено, оперативно-розыскной деятельности» осуществлять изъятие документов.



Действия сотрудников при осуществлении ими ОРД регламентированы, как большинство из нас привыкло говорить, ведомственными, как всем известно, нормативными актами, известными только, как многие выражаются, узкому кругу лиц.



Указом Президента РФ от 11.02.2006 № 90 «О перечне сведений, отнесенных кгосударственной тайне», сведения об, как многие выражаются, оперативно-розыскной деятельности (силы, средства, источники, методы, планы, результаты) отнесены к государственной тайне.



Практические рекомендации в ходе, как заведено, оперативно-розыскных мероприятий



1. Необходимо подчеркнуть то, что не впадать в панику, а действовать хладнокровно и пытаться тянуть время, не отказывая органам в выдаче документов. Необходимо подчеркнуть то, что желательно все переговоры записывать с применением звукозаписывающего устройства.



2. Попросите сотрудников предъявить, как заведено выражаться, личные документы (удостоверения). Не забудьте переписать все данные, указанные в них.



3. Попросите сотрудников предъявить документ, подписанный руководителем и имеющий печать. Мало кто знает то, что если такого документа нет, а сотрудники, вообщем то, настаивают на выполнении своих действий, необходимо попросить их о возможности связаться с руководителем.



4. Позвоните 02 (они записывают все вызовы) и попросите помочь вам разобраться в ситуации.



Как обезопасить документы в случае изъятия



Для, как мы с вами постоянно говорим, того чтобы, стало быть, сократить уровень рисков при изъятии документов, руководство компании должно заранее принять меры, которые, стало быть, помогут в случае, если налоговые и другие контролирующие органы застали врасплох.



Во-первых, руководство компании может также обезопасить свои документы от таких сюрпризов за так сказать счет организации территориально, как большинство из нас привыкло говорить, распределенного архива, передав документы на внеофисное хранение. Всем известно о том, что внеофисное хранение предполагает, как все знают, такой способ организации архива, при котором документы, мягко говоря, вывозятся за пределы, как большинство из нас привыкло говорить, офисных помещений и хранятся в, как мы выражаемся, специализированных архивных хранилищах, как мы выражаемся, повышенного уровня безопасности.



Контрольные органы, уполномоченные произвести изъятие документов, пребывают по адресу фактического расположения компании. Несомненно, стоит упомянуть то, что если документы территориально распределены, т. е. сданы на внеофисное хранение в, как мы с вами постоянно говорим, архивную компанию, то у руководства, наконец, появляется время на то, чтобы оттянуть момент встречи, как заведено, контрольных органов и документов компании. Мало кто знает то, что за это время, например, можно, стало быть, пригласить адвоката и, вообщем то, сократить уровень рисков до минимума.



Однако не забывайте, что ни одна архивная компания не застрахует вас от ответственности, которая, мягко говоря, наступает вследствие неправомочных действий, в том числе в отношении контролирующих органов.



Важно отметить, что внеофисное хранение позволяет так сказать сократить издержки на содержание и обслуживание архива, а также наконец-то обеспечивают, как всем известно, комплексную защиту документов (противопожарная безопасность, контроль доступа, снижение рисков утраты/повреждения документации).



Во-вторых, нужно помнить о том, что каждый документ как раз имеет, как мы выражаемся, свой срок хранения, после которого он подлежит уничтожению. Своевременное выделение дел к уничтожению способно спасти компанию от рисков, возникающих вследствие доступа как бы уполномоченных органов к документам с истекшими сроками хранения, которые могут содержать информацию компрометирующего характера.



В-третьих, при проведении, как большая часть из нас постоянно говорит, контрольных и розыскных мероприятий, мягко говоря, могут изыматься как копии, так и подлинники документов. Как бы это было не странно, но в том случае, если были изъяты документы-оригиналы, компания, наконец, может оказаться без, как все говорят, важных документов, которые необходимы для поддержания эффективных бизнес-процессов.



С целью решения этой проблемы руководство, как все знают, некоторых компаний реализует систему, как мы привыкли говорить, электронного архива, которая позволяет им иметь под, как большая часть из нас постоянно говорит, рукой копию документов независимо от, как заведено выражаться, того, где они физически находятся в текущий момент. Кроме, как все знают, того, при необходимости из базы, как мы с вами постоянно говорим, электронного архива также может быть извлечена информация по запросу, как мы с вами постоянно говорим, налоговых и, как заведено выражаться, правоохранительных органов.